Notes

Réunion du 06.05.2023


Personnes présentes : Adeline Pot, Adrien Delplace, Beugnies Laurianne, Rogge Mélissa, Rogge Maeva.


1. Comité

Pernilla vient de rentrer dans la comité.

Kévin, quant à lui, a décidé de sortir. De ce fait, Adeline reprend sa place en temps que Trésorière avec Adrien.

Les secrétaires sont Laurianne et Maeva.


2. Carnaval

Pour le carnaval, regarder/réfléchir à prendre une assurance plus complète. Si un membre de la société se blesse, la personne sera ainsi couverte, l'assurance se chargera de rembourser les frais.

A) Coté positif

_ On a reçu un bon retour sur l'ensemble du carnaval
_ La musique, cela s'est bien passé dans l'ensemble
_ Les badges et la tirelire cela s'est bien déroulé (peut-être envisager de refaire cela?)
_ Brûlage : TB, assez de pailles et de branchage. Une très bonne communication (point de vue installation, déroulement, etc).
- Très bonne communication, entente et cohésion entre le comité pour l'avant/le pendant/le après carnaval (ne pas hésiter à en faire davantage).
- Boissons : Très bien vendu ! Faire une buvette a été une excellente idée.
- L'aide des personnes extérieures du comité nous a réellement aidé.

B) Côté négatif

- Partager davantage les tâches au sein du comité afin d'éviter la pression, surcharge, le stress,...
- plainte des personnes extérieures, plus âges. Essayer de se faire respecter par les personnes plus âgées.
- Pas énormément de musique de fantaisie (varier pour 2024).
- Buvette: réfléchir à une solution afin d'éviter que ça soit des membres de la société qui tiennent le bar pour qu'ils profitent du carnaval.
- Commande boissons : passer par un brasseur pour 2024 pour éviter de débourser de notre "poche".

C) Compte

Il y a actuellement +/- 4.500 euros en tout. Pour être tranquille, il nous manque environ 2.500 euros pour 2024.
Les badges nous ont rapportés 228 euros.
La tirelire quant à elle, nous a rapporté 146 euros.

3. Réunions

Réaliser un planning pour les réunions à venir afin que tous les membres puissent s'organiser et être présent.

4. Batterie/musique

_ Etre vigilant pour les membres qui jouent (beaucoup d'écart, laisser aller)
- Ne pas hésiter à remettre les joueurs en place.
- la musique a été en retard le lundi.

5. Buvette/boissons

Proposer un seul passage des Gilles afin d'éviter tout retard ou autre dans le planning.
Contacter la Maison Maire de "Distri Boissons" pour proposer d'avoir un contrat avec eux.
Demander à Virginie si elle reprend les Pigeons. Si oui, lui proposer de faire 50/50 afin d'avoir des bénéfices en +.

6. Remise des médailles

- Réaliser une liste pour la Reine des Amazone et du Prince carnaval que nous pensons méritantes afin de la donner aux personnes élues l'année précédente pour éviter quelles choisissent leurs préférences.

7. Souper

- Faire une seule caisse afin d'éviter des erreurs ou autre
_ Réfléchir à ce qu'on va réaliser comme souper Halloween point de vue menu.

8. Activités

* Marche canine :
Réalisation : 29.09.2023
Demander la feuille d'autorisation à la commune
Réalisation des énigmes durant la marche/chasse aux trésors. Demander 5 euros de participation et donner des cadeaux aux chiens en fin de parcours (faire des lots). Voir avec Laurianne si sa cousine vient s'installer pour faire découvrir sa nouvelle boutique (son ouverture).

*Brocante 2024
Demander le formulaire pour l'année prochaine
*Pétanque
Réalisation : 29.07.2023
Voir pour les frigos et le raccordement à l'eau (si c'est encore possible comme les autres années).
* Tournoi de mini-foot ? -> A réfléchir
* Voyage en car 2023:
@ Mer : (Blankenberge, Coxyde,...)
§ Réalisation le 26/08/2023
§ Garder le car qu'on a utilisé pour le marché Noël de Liège
@ Amsterdam
§ Réalisation le 16/12/2023

Contacter les diverses compagnies afin d'avoir des devis et comparer les prix.
Voir si la parade a lieu à EAV ou pas. Peut-être faire une buvette

* Souper Halloween
§ Réalisation le 20-21/10.2023
§ Téléphoner à la commune afin d'avoir les autorisations, les salles disponibles ainsi que de savoir les prix des diverses salles pour comparer et prendre une décision.

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Continuer de réaliser la buvette lors de la soumonce en batterie car cela avait bien fonctionné cette année.
Il est de même pour la Tombola, ne pas hésiter à prévenir plus tôt afin de faire davantage de ventes.
Pourquoi ne pas réaliser des plats à emporter lors de la soumonce et avoir la possibilité de manger sur place. RESERVER LA SALLE !!!

Affaires à vendre:
- Décapsuleur/pièce caddie en porte-clé
_ Badges (faire des + neutres)

Laurianne se charge de faire les emails aux compagnies et Maeva de téléphoner à la commune pour les autorisations,etc.

Date des prochaines réunions:

* 17.06.2023 à 18h00 : discuter de la pétanque, marche canine, car de la Mer
*Au mois de juillet : décider du repas Halloween
* 03.09.2023 à 13h00 : discuter de la marche canine (organisation,etc) et du souper halloween.
* 02.12.2023 à 17h00 : discuter du voyage à Amsterdam et de la soumonce en batterie.

Réaliser une assemblée générale le 06 janvier 2024 pour parler des comptes, souhaiter une bonne année, parler des costumes,etc.