Notes

В современном мире организации сталкиваются с необходимостью ведения большого количества документации для регулирования своей деятельности. Эти документы могут включать в себя приказы, процедуры, регламенты и другие организационно-распорядительные документы. Как правило, оформление документов может иметь значительное влияние на их эффективность и принимаемые на их основе решения.
Данная дипломная работа посвящена анализу требований к оформлению организационно-распорядительных документов на примере факультета культуры и искусства ФГБОУ ВО «Ульяновский государственный университет». Она направлена на выявление основных проблем и недостатков в оформлении документов и разработку рекомендаций по их улучшению.
В рамках практической главы данной работы будет проведён анализ организационно-распорядительных документов факультета культуры и искусства Ульяновского государственного университета. Будут исследованы основные критерии оформления документов, такие как структура, язык, формат, оформление и др. После этого будут выявлены основные проблемы в оформлении документов и предложены рекомендации по их улучшению.
Целью данного анализа является повышение эффективности оформления организационно-распорядительных документов и повышение качества принимаемых на их основе решений. В дальнейшем, рекомендации по улучшению оформления документов могут быть использованы для повышения эффективности работы факультета культуры и искусства Ульяновского государственного университета.
Для более детального анализа оформления организационно-распорядительных документов факультета культуры и искусства Ульяновского государственного университета, было проведено исследование нескольких конкретных документов, таких как устав, положение, приказы, распоряжения, инструкции.
Одним из ключевых организационно-распорядительных документов, который оказывает влияние на жизнь студентов, является приказ о допуске к сдаче государственного экзамена. В рамках данного исследования был проведен анализ оформления данного приказа.
Изображение 2.1-1. Приказ о допуске к сдаче государственного экзамена.
Форма и структура документа: Документ имеет официальный стиль и соответствует общепринятым стандартам оформления приказов. Он начинается с заголовка и далее содержит информацию о том, кого следует допустить к сдаче экзамена и какие условия необходимо выполнить для этого. На конце указана должность и подпись первого проректора по учебной работе.
Ясность и конкретность формулировок: Формулировки в документе ясны и конкретны, что позволяет понять суть документа и его цель.
Соответствие правилам русского языка: Документ соответствует правилам русского языка, что делает его легкочитаемым и понятным.
Обновление и пересмотр документов: Документ не нуждается в пересмотре, так как он действителен на момент его подписания.
Удобочитаемость и удобство использования: Документ удобочитаем и понятен, благодаря своей простоте и ясности. Он не содержит лишних деталей и информации, что упрощает его использование.
Точность и полнота информации: Документ содержит всю необходимую информацию для того, чтобы допустить студентов к сдаче государственного экзамена. В нем указаны фамилии, имена и отчества студентов, их форма обучения, направление и профиль бакалавриата, а также группа, в которой они обучаются.
Уникальность и индивидуальность документов: Данный документ не является уникальным и индивидуальным, так как он является обычным приказом, который выдается каждый год для допуска к сдаче государственного экзамена.
Контроль и управление документами: Документ подписан первым проректором по учебной работе, что свидетельствует о его подлинности и правомерности. Контроль и управление документами осуществляется в соответствии с внутренними правилами Ульяновского государственного университета.
Обеспечение безопасности документов: Документ защищен от несанкционированного доступа и утери, так как он хранится в закрытом архиве университета, к которому имеют доступ только соответствующие сотрудники.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Оформление документов в организациях и учреждениях" документ должен содержать следующие элементы:
Наименование организации, которая подготовила документ. В данном документе наименование организации соответствует требованиям.
Вид документа. В данном документе указан вид документа "ПРИКАЗ", что соответствует требованиям.
Дата документа. В данном документе указана дата документа "11.01.2023", что соответствует требованиям.
Номер документа. В данном документе указан номер документа "№ 37ст", что соответствует требованиям.
Заголовок документа. В данном документе заголовок "О допуске к сдаче государственного экзамена" соответствует требованиям.
Текст документа. В тексте документа присутствует список студентов, допущенных к сдаче государственного экзамена, а также указаны сведения о форме обучения, факультете, направлении бакалавриата, профиле и группе, что соответствует требованиям.
Подпись. В документе присутствует подпись первого проректора - проректора по учебной работе, что соответствует требованиям.
Печать. В документе присутствует печать организации, что соответствует требованиям.
Таким образом, данный документ соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Также, в рамках практической главы дипломной работы, был произведён анализ приказа о прохождении практики.

Изображение 2.1-2. Приказ о прохождении практики
Форма и структура документа:
Приказ имеет установленный общепринятый формат с указанием наименования организации, наименования документа, даты и номера приказа. Весь текст документа разбит на пункты, что делает его структурированным и удобным для восприятия.
Ясность и конкретность формулировок:
Формулировки приказа ясные и конкретные, не оставляют места для двусмысленности. В приказе указаны конкретные даты, названия организаций и фамилии обучающихся, что не допускает недопонимания.
Соответствие правилам русского языка:
В приказе нет явных ошибок и опечаток, соответствует правилам русского языка.
Обновление и пересмотр документов:
Приказ не содержит информации о пересмотре документов или ссылок на другие документы.
Удобочитаемость и удобство использования:
Документ имеет четкую структуру, разбит на пункты, с указанием наименования и даты. Текст приказа написан легко читаемым шрифтом, не содержит лишних форматирований.
Точность и полноту информации:
Приказ содержит всю необходимую информацию для прохождения практики, включая указание на профильные предприятия и организации, названия обучающихся, даты начала и окончания практики, а также обязанности руководителей практики и начальников отделов.
Уникальность и индивидуальность документов:
Приказ имеет уникальный номер и содержит информацию о конкретных обучающихся и профильных предприятиях.
Контроль и управление документами:
Приказ содержит информацию о руководителях практики, которые будут контролировать и управлять процессом прохождения практики обучающимися.
Обеспечение безопасности документов:
В приказе содержится информация о необходимости проведения медицинского осмотра и оформления допуска на работу со сведениями, составляющими государственную тайну, что обеспечивает безопасность документов.
Также данный документ соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Оформление документов организаций и предприятий".
Наименование организации соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016 п. 5.1.
Номер и дата приказа соответствуют ГОСТ Р 7.0.97-2016 п. 5.2.
Заголовок документа "О прохождении практики" соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016 п. 5.5.
Текст документа состоит из следующих элементов: вступительное слово, список обучающихся, перечень мероприятий и поручений. Эти элементы оформлены в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 п. 5.6-5.11.
В тексте используются сокращения, которые расшифрованы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 п. 4.1.
Документ подписан руководителем организации и заверен печатью, что соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016 п. 6.1 и 6.2.
Таким образом, данный документ оформлен в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и может быть использован в официальных целях.
Хочется отметить ещё один важный документ - это Устав УлГУ. Он является общим документом, который устанавливает правила и принципы организации и функционирования университета в целом. Однако, он также содержит положения, касающиеся конкретных факультетов, в том числе и факультета культуры и искусства.
Факультет культуры и искусства УлГУ является ключевым центром образования и развития в области культуры и искусства. Студенты этого факультета получают образование в различных областях искусства, включая музыку, театр, кино и другие.
Устав УлГУ содержит различные положения, регулирующие образовательный процесс, оценку знаний, управление университетом и многое другое.
Форма и структура документов Устав УЛГУ имеет стандартную форму и структуру, соответствующую типу документа. Он содержит титульный лист, оглавление, разделы и подразделы, что позволяет легко найти необходимую информацию. Это важно для удобства использования документа. Также структура документа позволяет четко организовать информацию и логически связать различные аспекты управления университетом.
Ясность и конкретность формулировок Большинство формулировок в Уставе УЛГУ ясные и конкретные. Однако, в некоторых местах есть некоторая неоднозначность, которую можно устранить с помощью дополнительных пояснений. Ясность формулировок очень важна для понимания и применения правил и процедур, установленных в Уставе УЛГУ. Поэтому рекомендуется устранять неоднозначность и использовать более точные и конкретные формулировки.
Соответствие правилам русского языка Формулировки, использованные в Уставе УЛГУ, соответствуют правилам русского языка. Однако, в некоторых местах можно было бы улучшить стиль и язык, сделав его более доступным и понятным для широкой аудитории. Важно использовать язык, который был бы понятен не только специалистам в области управления университетом, но и широкой аудитории, включая студентов и преподавателей.
Обновление и пересмотр документов В Уставе УЛГУ указаны сроки обновления и пересмотра документа, что свидетельствует о том, что он регулярно рецензируется и обновляется. Это важно для того, чтобы устав соответствовал современным требованиям и изменениям в университете.
Удобочитаемость и удобство использования Устав УЛГУ написан доступным языком и имеет хорошую удобочитаемость, что делает его удобным для использования. Это важно для того, чтобы пользователи документа могли быстро и легко найти необходимую информацию. Оглавление и разделы позволяют быстро найти нужную информацию, а четкая структура документа позволяет легко ориентироваться в его содержании.
Точность и полнота информации: Устав УЛГУ содержит подробную информацию о правилах и процедурах управления университетом. Однако, в некоторых местах можно было бы дополнить и уточнить некоторые аспекты.
Уникальность и индивидуальность документов: Устав УЛГУ содержит стандартные правила и процедуры, характерные для данного типа документов. Однако, некоторые разделы Устава УЛГУ, связанные с историей университета, могут быть уникальными.
Контроль и управление документами: В Уставе УЛГУ указаны правила контроля и управления документами, что позволяет эффективно управлять и контролировать их использование.
Обеспечение безопасности документов: В Уставе УЛГУ уделено внимание вопросам обеспечения безопасности документов, например, указываются правила доступа к ним и ответственность за их сохранность.
Также я проанализировал Устав УЛГУ на предмет наличия следующих элементов, рекомендованных для оформления документов в соответствии со стандартом:
Наличие титульной страницы с указанием наименования документа и автора.
Наличие оглавления с указанием нумерации страниц.
Использование единого шрифта и размера шрифта в тексте.
Использование прописных и строчных букв в соответствии с правилами русского языка.
Использование одинарного межстрочного интервала в тексте.
Наличие сносок и их оформление в соответствии со стандартом.
Использование цитат и их оформление в соответствии со стандартом.
Наличие списка литературы и его оформление в соответствии со стандартом.
На основе этого анализа, я могу сделать вывод, что текст Устава УЛГУ соответствует большинству указанных требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.