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Agence événementielle, agence conseil en événements de sociétés, agence experte dans l’événementiel ou agence d’événementiel, peu importe le terme juste utilisé, la question de fond est “ Peut-on organiser soi-même ses événements d’entreprise” ? La tentation est grande de se dire, on va se débrouiller en son sein pourvu que certains collaborateurs possèdent un talent d’organisateur et que certains possèdent créativité. La question peut être aussi poser d’une autre façon : “ Faut-il rémunérer un intermédiaire pour organiser son propre séminaire, peut-on accorder des instants dans ses propres équipes pour inviter ses clients, ou pour organiser son propre séminaire à objectif interne “ ? Les occasions et les occasions pour instaurer un activité afin de déployer son plan de communication sont diverses : conférence de presse, déclanchement d'objets, soirée d’entreprise, anniversaire de sociétés, organisation de séminaires, soirée clients, atelier d'entreprise, etc. A chaque fois, vos attentes est évident : garantir la meilleure expérience possible à vos partenaires internes ou externes et atteindre vos objectifs en matière de communication. Ajoutons à tous ces composants objectifs et mesurables, la créativité qui va conférer un supplément d’âme à votre atelier, une couleur plus ou moins forte, qui au final feront adhérer consciemment ou inconsciemment les participants, clients ou partenaires aux objectifs que vous aurez assignés à l’événement en question.

Nous considérons que les participants à un team building organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un échange descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre totalement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent se négliger dans le département de storytelling événementiel. Chaque moment doit être orchestré pour conserver le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque atelier a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous savons sélectionner tous les paramètres, le situation de la structure, les relations humaines, les résultats, les objectifs… Et les promesses attendus pour vous fournir un storytelling. Chaque action se doit d’être réfléchie autour d'un rapport efficacité / empreinte écologique. De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il convient de être à l’affût des innovations dans ce secteur. La transparence d’un budget événementiel est pour nous le préalable essentiel. Budget détaillé, poste par poste, honoraires et marge de l’agence visiblement définis. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un activité, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.

Un événement est stratégique pour une entreprise. Il ne s’agit pas simplement de réunir des invités pour un moment festif, indicatif, transformatif ou expérientiel. Un événement répond à un objectif spécifique. Cet enjeu impose de faire appel à une agence événementielle pour être aidé. Comment choisir la bonne agence d’événements ? Celle qui vous permettra d’atteindre vos objectifs et beaucoup plus ? il est toujours peu connue dans une entreprise ( hors agence événementielle ) de disposer d’un expert maîtrisant ces différents métiers. Ainsi, assurer vous-même votre séminaire risque de vous monopoliser plusieurs personnes avec des profils variés sur un certain nombre de jours. D’autant plus qu’elles ne seront pas familiarisées avec les souhaits d’un chef de projet événementiel ! Et pendant cette durée de monopolisation, elles ne pourront officier à leur poste. Ces nombreux imprévus pouvant impacter fortement votre séminaire, voire même empêcher sa réalisation. Une agence événementielle est habituée à gérer de tels imprévus. Elle les anticipe même en amont. Et il faut une habitude et une expertise opérationnelle pour trouver des solutions adaptés et efficaces. Ne dit-on pas que le métier d’organisateur d’événement est un des 5 métiers les plus stressants ! ! Cette affirmation peut surprendre. Nous entendons par là qu’une société d’événementiel met en place des expériences immersives rendant les événements mémorables et générant des années de service de marque uniques et légendaires.

L’aspect le plus important reste le prix. Certaines groupements proposent en effet des devis gratuitement et sans obligation. Pour certaines institutions, c’est encore précieux. C’est pourquoi il est primordial de faire vos recherches et de comparer plusieurs agences. Les prix doivent correspondre à vos attentes et être raisonnables. Le rapport prix/performance est l’argument décisif dans l'élaboration d’événements. il faut donc en tenir compte. Comme vous le savez, lors du choix d’une agence d’organisation d’événements, certains aspects sont à prendre en compte afin de ne pas dépasser vos finances. Vous avez à bien choisir vos souhaits et bien confronter les cabinets pour faire de votre événement une réussite. Un aspect tout essentiel est la relation. Vous serez souvent en contact avec le chef de projet pour correctement évaluer vos besoins et vous tenir au courant de la progression de votre activité. il est donc important que ce dernier soit professionnel et à l’écoute. De bonnes relations sont toujours importantes et permettent une parfaite coopération. Il doit vous écouter et appréhender vos souhaits. Cela montre que l’agence est engagée et responsable envers sa clientèle. Cela vous donnera un choix plus large de prestation et d’emplacements, ainsi qu’une connaissance du marché. L’aspect le plus utile reste le prix. Certaines cabinets proposent en effet des devis personnalisés et sans engagement.

C’est le critère n°1 ! Il vaudrait mieux choisir ayant déjà existé depuis plusieurs années, et non pas une société qui vient d’ouvrir ses portes. Ainsi, arriverez sûr qu’elle dispose d’un personnel qualifié et compétent pour réaliser le travail. Un évènement est une grande opportunité pour trouver de nouveaux associations, trouver de nouveaux partenaires, accroitre la notoriété, acheter une part de marché… c'est pourquoi, tout se doit d'être irréprochable ! C’est pourquoi vous n’avez pas droit à l’erreur. L’agence événementiel Paris que vous allez engager doit connaitre parfaitement ce que vous attendez d’elle et doit rester en mesure de vous accompagner durant la création de votre projet. Aussi, n'oubliez pas de dénicher systématiquement une boite ayant une bonne renommée. Vous souhaitez chercher un professionnel ? Un devis est capital avant de commencer le job. Cela vous permettra de déterminer le coût à payer et la catégorie de prestation. Un réel professionnels se doit d'être adroit pour vous donner un prix rapidement, et ce, sans obligation. par ailleurs, selectionner l’agence qui attire le plus votre attention, car sachez-le, vous allez cultiver ensemble pendant un bon moment ! par ailleurs, faites un comparatif des tarifs que ce soit par messagerie ou en ligne pour avoir une approximation. Cela vous permettra de trouver une agence d’événementiel qualifié au meilleur prix. Attention ! Certains offrent ce devis sans payer, mais pour les autres c’est payant, donc, informez-vous.

Le budget détermine le projet. Avec une échelle de 1 à 10, on ne fait pas les mêmes choses. Impossible d’obtenir une Porsche avec des moyens correspondant uniquement à une petite cylindrée… Et les groupements savent bien que quand un budget n'est en fait pas clairement énoncé dès le départ, les solutions créatives ont encore plus de probabilités de partir dans la mauvaise direction. Quand le client ne sait pas définir son budget, c’est qu’il n’est pas à votre aise avec ses objectifs et donc les moyens à mettre en œuvre. En cas de méconnaissance, d’impossibilité de votre idée, il ne faut pas hésiter à chercher une suggestion, surtout celui d’une agence qui peut intervenir. Ce critère est un élément d’évaluation qui revêt une importance de premier ordre. Tout projet nécessite un temps record de , de recul et également de recherche. Car une fois l’ébauche de la proposition définie, l’agence doit interroger des partenaires, réaliser un budget, souvent trouver des alternatives. Ce temps est incompressible et garant de la bonne fin de la proposition ! Pour un manager d’agence, il est important de sauvegarder ses techniciens, surtout pour un projet tombant une veille de Noël ou le 31 juillet…

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