Notes

Administracja publiczna w dobie szybko zmieniającej się rzeczywistości informatycznej winna w sposób szczególny być gotowa na zmiany i podążania w kierunku upraszczania procedur, w tym dostępu do podstawowych usług z jakich korzysta każdy zainteresowany podmiot. Również wewnątrz organizacji konieczna jest ewaluacja procedur, skuteczności przyjętych rozwiązań etc.

Współpraca, odpowiedzialność za pracę i wspólny sukces oraz zapewnienie skutecznej komunikacji w zespole to jedne z najważniejszych cech, które potrafi wytworzyć/ulepszyć/zewaluować szef/dobry menedżer. Korespondencja kanałem oficjalnym (nie telefonicznym, ustnym) często jest niezbędna, aczkolwiek możliwe jest zbudowanie mechanizmów, które pozwolą zbudować większe zaufanie i spowodować zanikanie stosunku na linii "pracownik Departamentu x-pracownik Departamentu y" rozumianego jako petent-petent (co niestety bardzo często się zdarza - zwykle w przypadku projektów informatycznych pomiędzy 2-3 Departamentami) a wytworzenie "partner-partner".

Ważnym celem jest odpowiedź na pytanie, co jest konieczne, aby praca i zaangażowanie w Wydziale konkretnego pracownika były większe. Wiele osób posiada otwarte nastawienie do ludzi, lubią się dzielić swoją wiedzą i spostrzeżeniami, a że często w różnych okolicznościach rozmawiam z nimi stąd łatwiej będzie wyłowić informacje (w porównaniu do wysyłania ankiet do ludzi).

Myśląc jak ja mógłbym pomóc w pracach zespołów, zauważyłem iż wzmocnienie współpracy, zapewnienie komunikacji w Wydziale „góra-dół” i „dół-góra” (można wyobrażać sobie sytuację np. iż dana osoba w Wydziale nie wie jakie ustalenia zapadają w kontekście danego projektu (na spotkaniach zarządczych, spotkaniach liderów etc, nawet nie posiada ogólnikowej wiedzy, która pozwoliłaby tworzyć w głowie szersze mapy/powiązania i asocjować wydarzenia) oraz stworzenie możliwości swobodnego wypowiadania się zarówno na tematy dotyczące zadań Wydziału jak i całej organizacji.

Być może celowym byłoby zarekomendowanie naczelnikom/dyrektorom (o ile to jest słuszne), aby odbywały się o stałej porze w tygodniu (najlepiej w poniedziałek rano) 10-20 minutowe spotkanie (bazując na SCRUM’ie), na którym będzie krótkie info co wydarzyło się w ostatnim tygodniu na różnych spotkaniach (zarządczych, kierowniczych), jakie plany i zadania na najbliższy tydzień + każdy może wrzucić jaki miał problem. Być może w wielu miejscach nie ma jeszcze takich zwyczajów.

Wg mnie ma to ogromne znaczenie, gdyż z jednej strony – pozwala pracownikom poczuć się częścią organizacji (mogę współdecydować, pomagać, wskazywać problemy etc.), a z drugiej spojrzeć każdemu na MF/Departament/Wydział jako całość oraz na indywidualne cele w relacji prywatny mój cel – cele i zadania MF / DI. Dzięki regularnemu dialogowi w Wydziale/Departamencie/Miejscu rozmów (może coś ala czytelnia?) stworzy się odpowiednia kultura organizacyjna (długofalowo oparta na zaufaniu), która pozwoli na zwiększenie zaangażowania, a nie tylko robienie tego co przyjdzie na e-mail od Naczelnika lub rzuci jednym zdaniem „zajmij się tym i tym”, przez to ludzie stają się maszynami a nie zaangażowanymi osobami. Obecnie nawet jak coś denerwuje ludzi wolą „kisić w sobie i zagryzać zęby” niż powiedzieć coś przełożonemu, bo pomyśli, że ktoś podważa Jego kompetencje, co przełoży się na premie, lub co gorsza dołoży mu obowiązków, „więc będę siedział cicho” etc.

Poprzez uczestnictwo w pracach zespołów będę starał się pomóc wypracować KONKRETNE narzędzia, które spisane i przekazane w postaci dokumentu/ów jak i "w przyjaznej formie" mam nadzieję, szybko będą zaakceptowane przez decydentów i pozwolą na lepsze funkcjonowanie MF (na zewnątrz jak i wewnątrz).