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Tagungsraum gesucht – darauf müssen Sie achten:
Sie sind auf der Suche nach einem Tagungsraum für Ihren Betrieb oder eine andere besondere Veranstaltung? Hier sind Sie genau richtig. Wir zeigen Ihnen, auf was Sie schauen müssen, damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Egal ob Sie einen Tagungsraum in Berlin, in einer kleinen Stadt oder gar auf dem Land benötigen, einige Aspekte sollten Sie hierbei berücksichtigen.

Eine Räumlichkeit, die zu Ihnen passt

In erster Linie müssen Sie sich fragen, was für eine Art von Location zu Ihnen und Ihrer Klientel passt. Zu einem Global Player passen eventuell andere Locations als zu einem kreativen, kleinen Start-up-Unternehmen. Planen Sie ein Event in der wundervollen Hauptstadt Berlin oder wollen Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer lieber in die Berge einladen? Von der großen Messehalle, über konventionelle Konferenzräume bis zu einem Workshop auf einem Schiff ist alles realisierbar.

Auf die Dimension kommt es an


Ein anderer bedeutender Punkt ist die Dimension Ihrer Veranstaltung. Wie viele Menschen sollen an Ihrem Event teilhaben? Benötigen Sie bloß einen großen Seminarraum für gemeinsame Fortbildungen und Vorträge oder braucht es auch kleinere Räume für bestimmte Sessions? Wie viele Stühle finden Platz, bleibt auch Raum für Tische, soll es einen Essbereich geben? Erstellen Sie zuerst eine detaillierte Teilnehmerliste, um sich über die benötigte Größe Ihrer Eventlocation im Klaren zu sein.

Sind die Räumlichkeiten adäquat?

Nicht nur die Größe der Räumlichkeit ist ausschlaggebend, ebenfalls auch ihre technische Ausrüstung. Besitzt der Raum über genügend Steckdosen? Sind die Steckdosen an der idealen Stelle montiert, optimalerweise in die Tische eingebunden? Ist der Raum genügend ausgeleuchtet? Verfügt er über normales Tageslicht sowie die Option zu Belüften? Gibt es die Option den Seminarraum zu verdunkeln, beispielsweise für einen Videoprojektor Einsatz?

Wo soll das Event stattfinden?

Planen Sie ein Workshop oder ein Kongress in Ihrer Nähe oder möchten Sie den Veranstaltungsteilnehmern eine besondere Eventlocation zur Verfügung stellen? Im Falle, dass die Veranstaltung in Ihrer Gegend stattfindet, entfallen für die Teilnehmer Anreisekosten und Übernachtungskosten. Eine ausgefallene Location an einem speziellen Ort könnte sich jedoch positiv auf die Motivation der Veranstaltungsteilnehmer und auf das Veranstaltungsklima auswirken. Entscheiden Sie sich für ein Event in einer aufregenden deutschen Stadt sollten Sie sich auch über die Übernachtungsmöglichkeiten Gedanken machen. Reservieren Sie ein Konferenzgebäude, welches darüber hinaus über Hotelzimmer verfügt? Oder gibt es ein geeignetes Hotel in der Reichweite Ihres Veranstaltungsortes? Die morgendliche Anreise sollte für die Konferenzteilnehmer keinesfalls zu lange und nicht zu beschwerlich sein. Das könnte sich nachteilig auf das Veranstaltungsklima auswirken.

Was ist das Ziel Ihres Seminars?

Ein ganz wichtiger Aspekt, welchen Sie vorab klären sollten, ist, was auf dem Event geschult oder diskutiert werden soll. Welches Ziel sollte erreicht werden? Tagungsräume Berlin Ihre Gäste von einem Speaker geschult oder werden Ergebnisse in kleinen Gruppen selbst erarbeitet? Wie viele Redner soll es geben, engagieren Sie einen Coach? Was für welche Arbeitsmaterialien werden benötigt? Reichen Hand-outs oder erfordert es Bastelkarton, Post-its, Stiften und anderen Materialien für kreative Gruppenworkshops?

Gibt es ein Programm am Abend?

Ein schönes Dinner oder gar ein Abendprogramm mit Musik kann dem Event das spezielle Etwas verleihen. Ziehen Sie dies in Betracht, wenn Sie sofernverschiedene Tagungsräume begutachten. Nicht jede Location ist für ein solches Programm angebracht. Verfügt der Veranstaltungsort über mehrere Räumlichkeiten? Das Abendprogramm sollte nicht in demselben Raum wie die Konferenz veranstaltet werden. Sie würden zu viel Zeit brauchen, die Sitzgelegenheiten und die Tische auszuwechseln.

Sorgen Sie für das leibliche Wohl

Denken Sie daran, dass Ihre Gäste von der harten Arbeit hungrig sein werden. Sorgen Sie für ein geeignetes Catering und Sie werden begeisterte Konferenzteilnehmer haben. Dazu gehören sowohl Erfrischungsgetränke als auch Snacks. Kleinere Sandwiches oder Fingerfood passt hervorragend für zwischendurch. Je nach Dauer Ihres Events müssen Sie Ihren Gästen auch ein warmes Mittagsessen sowie Abendessen bieten. Mehrere Konferenzräume bieten zudem ein Catering, welches Sie zusätzlich buchen können. So brauchen Sie sich darum nicht selber kümmern und können sich auf das Wichtige konzentrieren: Ihre Konferenz oder Ihr Kongress.
Sofern Sie all diese Details bei der Entscheidung Ihres Seminarraums berücksichtigen, wird das Event mit Garantie ein gänzlicher Erfolg.

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