Notes

RAPAT EVALUASI IRM 14 SEPTEMBER 2021

1. PROKER PENSIL

- Proposal, undangan udah dibuat
- VBG, poster masih proses
- Undangan udah dikirim, belum ada balasan
- Post-test, pre-test, game, plakat, sertifikat, ppt induk belum dibuat
- Bayangan game kemungkinan di kahoot atau tebak gambar
- Poster belum ada foto narasumber, nomor belum dikasih

Q: Apakah plakat dan sertifikat ada template?
A: Bakal dimintain ke Mas Jeff/Dep, difotoin lalu nanti dikirim ke pembicara
Sertifikat basic-nya akan dikirimkan, isinya: keterangan (sertifikat pembicara dan peserta biasanya sama, hanya dibedakan titelnya), nama lengkap (besar), bawahnya ada ttd dari pembina, ketua himpunan, dan ketuplak (opsional)

Q: Doorprize untuk berapa orang? Bentuknya apa?
A: Kemungkinan 3 pemenang, berupa Gopay atau merchandise HIMHI
- Untuk meningkatkan branding HIMHI dan Pensil, mungkin pemenang bisa diambil dari peserta yang mempublikasi paling sering

Revisi Poster:
- Kalau mau pakai logo pensil, tidak perlu ditulis ulang (langsung pensil 1.0)
- Desain agak kaku karena bentuk polaroid, foto narasumber bisa diberi outline dan polaroid dibentuk 3d. Gak perlu centered karena harus disesuaikan dengan komposisi lain agar foto narasumber tidak kecil
- Repetitif benetif, mungkin bisa diganti tanggal
- Poster tetap dikerjakan saja sambil menunggu foto narasumber
- Registration link diperbesar, penulisan nama titel dll diperhatikan
- Hari, tanggal, bulan, tahun, jam (WIB) dan tempat (zoom)
- Font disesuaikan agar cocok dengan poster
- Keterangan "open for" gak perlu, langsung registration link
- Acara hanya untuk HIMHI, tapi BSO harus regist kalau mau ikut (highly recommended)
- TOPIK PEMBICARAAN harus dimasukkan, tema boleh dikecilin
- Contact person tidak perlu terlalu besar

Revisi VBG:
- Kak Marsha: Saat rapat boleh dicoba pakai VBG
- Kak Pesqi: Boleh tambahin logo PENSIL
- Saran dari Kak Baiti, mungkin bisa ditambah quote atau kutipan
-----------------------------------------------------------------------
2. PROKER KETUA ANGKATAN
- Eval menyeluruh belum, tapi di antara teman-teman ada beberapa kendala seperti mahasiswa kurang aktif dalam mengajukan diri, guideline di buku panduan masih kurang jelas dan membuat orang kurang paham, diskusi antara SC dan tanggung jawab masih kurang sependapat sehingga konfirmasi keputusan cukup memakan waktu, dari tim design ketika mau posting ke IG komunikasinya kurang lancar jadi lebih baik kita bisa handle sendiri agar lebih lancar
- Sekitar awal November udah mulai interview, tetapi menyesuaikan TKH, diharapkan sebelum UTS udah ada nama
- TKH perkiraan bulan November pertengahan (sebelum tanggal 10 November)
- Veron: TKH jadi perkenalan ketang, saran kick start setelah TKH
- Pesqi: Ketika mereka udah punya gambaran sebetulnya udah bagus, dan pemilihan ketang bisa langsung di TKH agar bisa saling melihat potensi
- Registrasi dan interview dipercepat, kalau voting dibuka 2-3 hari mungkin ada posibilitas pemilih lebih banyak
- Jangan terlalu jauh jaraknya dari TKH
- Waktu kampanye boleh dikurangin menjadi 4 hari

Q: Misal publikasi poster sekitar 20 Oktober apakah kejauhan?
A: Tidak, gunakan TKH sebagai tempat sosialisasi dan publikasi. Registrasi dimulai dari hari TKH sampai 3-4 hari, gap sehari untuk sortir data lalu siapkan interview (2 hari), kemudian menentukan kandidat (2-3 orang), kampanye (5-7 hari), sosialisasi visi misi (zoom terbuka), misal beri gap 2 hari lalu besoknya voting (total sekitar 19 hari)
- Semua kegiatan sosialiasi dan publikasi dimulai setelah TKH selesai

Saran dari Kak Baiti, penyusunan timeline mundur dari tanggal 17

Q: Buku panduan berarti diedit dan disesuaikan dengan yang baru (sosialisasi visi misi)
Q: Interviewer-nya apakah sama tau beda? Tanggal interview dipastikan dan beritahu ke Mas Aad untuk dibantu
Q: Design jangan disamakan agar tidak bosan dan agar tidak bingung tapi dari Kak Veron jangan diubah terlalu banyak
Q: Mekanisme pertanyaan apakah diganti?

Q: Terpotong UTS?
A: Tidak baguS
- Kalau tidak mau bertabrakan dengan UTS, opsinya menjalankan sosialisasi sebelum TKH. Mungkin bisa kontak Josan untuk mengarahkan freshmen agar ikut sosialisasi

Q: Apakah aneh kalau voting dilaksanakan saat UTS?
A: Bisa apabila maksimal voting tanggal 16

Q: TKH lebih memungkinkan diundur daripada dimajukan?
A: Rencananya tidak melewati tanggal 10, diusahakan awal bulan tanggal 6-7

Q: Angkatan B23 apakah mau dibarengi lagi?
A: Iya, harus diusahakan lagi
- Saran dari Kak Baiti, publikasi mungkin tidak usah lagi sehingga yang disamakan cukup interviewer dan pengumuman

Saran dari Kak Pesqi, satu bulanan sebelum hari H coba buat dokumen resmi untuk Ketua Angkatan (ketentuan, aturan pengunduran diri, jobdesk) agar lebih rinci dan mengatur sehingga tidak hanya ada di buku panduan
----------------------------------------------------------------------
3. PROKER KOSAN
- Mengikuti timeline moderate
- Hasil aspirasi, banyak memilih discord karena versatile (bisa dipakai di hp, laptop, tablet, bisa multitasking)
- Konsep-konsep poster logo udah dapat, topik yang dibahas di hari pertama udah ada
- Timeline diadain kapan, inginnya di server discord udah disebar weekend besok dan savoir faire bearkhir (25-26)

Saran dari Kak Veron, gambaran tanggal saat sosialisasi
- Topik awal: onsite, masuk perkuliahan akan mendorong atau menghalang, organisasi luar dan dalam kampus, organisasi apakah sibuk banget (pertanyaan dari B25)
- Audience: paling besar adalah HI Binus, tetapi bisa memfokuskan dengan tema-tema dari episode KOSAN. Misal: target audiece topik pertama adalah B24 dan B25

- Konsep design logo coklat pastel
- Poster belum ada template IG, tapi poster nanti akan jadi poster pertama saat menyebarkan link (coming soon)
- Menyiapkan poster untuk memasukkan wajah nama-nama guest star

Saran dari Kak Veron, konsep awal identik dengan kos-kosan yang "homy" karena segala hal yang terjadi eratnya dengan tempat tinggal (contoh: jurusan adalah rumah kita). Mungkin bisa ditambahkan elemen-elemen rumah

Dari Kak Pesqi, pembahasan jangan terlalu mainstream (yang bisa dibahas oleh siapa aja) sehingga nanti ada keuntungan kenapa kita mengundang dosen, tapi jangan juga terlalu high.

Dari Kak Aca, coba dikembangkan topik "gimana bedanya onsite dan offline" bisa nyambung ke dosen, mungkin dari cara pengajaran dan apa yang mereka rasakan selama onsite. Mungkin B22 dan B23 bisa sharing di discord, terlebih ada magang online

Q: Apakah KOSAN butuh rundown? Maksimum waktu berbicara kira-kira berapa karena mungkin dimulainya saat sore atau malam. Apakah dua jam cukup atau kurang?
A: Dimaksimalkan empat jam, misal dari 20.00 - 24.00 karena tidak bisa diatur, sehingga pertnyaan yang dibahas harus di-list dari prioritas

Dari Kak Pesqi,
Ada moderator utama untuk memimpin dan memegang jalur pembahasan, sehingga tidak langsung menjadi forum terbuka
---------------------------------------------------------------------
4. PROKER KPU
- Masih stuck di panitia

Greysia udah diminta jadi koordinator agar bisa membantu menentukan panitia, karena udah punya pengalaman di bagian debat
---------------------------------------------------------------------
5. PROKER KONTEN
- Belum berjalan karena anak-anak masih sibuk dengan proker lain
- Konsep uah sempat dibahas tapi belum dirangkai

Tolong dilancarkan update-nya
---------------------------------------------------------------------
6. HI Call
- Masih ada kendala mendapatkan nomor-nomor center di Binus

Cantumin CP Ketua Angkatan B24
---------------------------------------------------------------------
7. PROKER HIMHI HotBox (untuk KPA)
- Tunjuk penanggung jawab agar bisa diberi akses form
- Promosikan HIMHI Hotbox
- Hotbox menarik akan di-share via LINE@